Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem, który decyduje o tym po co i jak są przetwarzane, jest Octanen.com OÜ, kod rejestrowy 17467469, numer VAT UE EE102971590, z adresem rejestrowym Sepapaja tn 6, Lasnamäe, 15551 Tallinn, Harju maakond, Estonia. W praktyce stoi za tym jedna osoba: ja, Artur Prip. Octanen to jednoosobowa pracownia, nie ma tu działu obsługi klienta ani zewnętrznej agencji, która dostawałaby Twoje dane do obróbki.

Nie powołałem inspektora ochrony danych, ponieważ nie wymaga tego art. 37 RODO. Nie jestem organem publicznym, nie monitoruję nikogo na dużą skalę i nie przetwarzam danych wrażliwych. We wszystkich sprawach dotyczących danych piszesz bezpośrednio do mnie na artur@octanen.com.

Są cztery możliwe źródła i warto wiedzieć, które z nich Ciebie dotyczy.

• Formularz wyceny na tej stronieDane, które sam wpisałeś i wysłałeś, klikając przycisk.
• KorespondencjaJeśli napisałeś do mnie mailem albo oddzwoniłem na podany numer.
• Logi serweraZapisywane automatycznie przez serwer przy każdej wizycie, tak jak na każdej stronie internetowej.
• Źródła publiczneJeśli to ja odezwałem się do Ciebie pierwszy: ze strony internetowej Twojej firmy, z rejestrów przedsiębiorców albo z katalogów branżowych. W takim wypadku mam wyłącznie służbowe dane kontaktowe firmy i informację o tym, czym się zajmuje. Ten punkt to realizacja obowiązku z art. 14 RODO.

Nie zbieram i nie proszę o dane wrażliwe w rozumieniu art. 9 RODO: pochodzenie, poglądy, wyznanie, przynależność związkowa, dane o zdrowiu, dane biometryczne czy cokolwiek z tej kategorii. Nie ma na nie miejsca w formularzu i nie ma po co ich podawać.

• Formularz wyceny

  Zakres danychImię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu (pole opcjonalne), wybrany zakres usług, liczba modeli, opis projektu.

• Korespondencja

  Zakres danychAdres e-mail, treść wiadomości, stopka i podpis, załączniki jeśli je przesłałeś.

• Logi serwera

  Zakres danychAdres IP, data i godzina wizyty, adres odwiedzonej podstrony, typ przeglądarki i systemu, adres strony odsyłającej.

• Kontakt handlowy z mojej strony

  Zakres danychNazwa firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, służbowy adres e-mail, adres strony internetowej, profil działalności.

• Faktury, jeśli dojdzie do współpracy

  Zakres danychNazwa firmy, adres do faktury, NIP lub numer VAT UE, dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za rozliczenie, kwoty, terminy i historia płatności.

• Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania podjęte na Twoje żądanie przed zawarciem umowy
  Jak długoDo zakończenia rozmów, a potem jeszcze 12 miesięcy, żeby móc wrócić do wątku

• Realizacja zlecenia i rozliczenie

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy
  Jak długoCzas trwania współpracy

• Faktury i księgowość

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. c RODO, obowiązek prawny wynikający z estońskich przepisów o rachunkowości, którym podlega administrator
  Jak długo7 lat od końca roku obrotowego, w którym wystawiono dokument

• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes
  Jak długoDo upływu terminu przedawnienia

• Kontakt handlowy w relacji B2B

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie danych, oraz zgoda na wybrany kanał komunikacji wymagana przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej
  Jak długoDo zgłoszenia sprzeciwu, a bez odpowiedzi nie dłużej niż 12 miesięcy

• Bezpieczeństwo i diagnostyka serwera

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes
  Jak długoZgodnie z polityką dostawcy hostingu, nie dłużej niż 12 miesięcy

• Statystyka odwiedzin strony

  Podstawa prawnaart. 6 ust. 1 lit. a RODO, Twoja zgoda wyrażona w banerze
  Jak długoDo cofnięcia zgody

Nie sprzedaję danych i nie udostępniam ich nikomu do jego własnych celów marketingowych. Istnieją natomiast podmioty, które przetwarzają je w moim imieniu, bo bez nich strona i poczta by nie działały.

• one.comHosting strony i poczty elektronicznej. Serwery w Unii Europejskiej, poczta w Danii.
• Google Ireland LimitedStatystyka odwiedzin, wyłącznie jeśli wyrazisz na to zgodę w banerze. Bez zgody żaden skrypt Google nie jest uruchamiany.
• Xolo OÜFakturowanie, księgowość i rozliczenia podatkowe w Estonii. Kod rejestrowy 12844111, Paju tn 1a, 50603 Tartu, Estonia. Trafiają tam wyłącznie dane z faktur, czyli dopiero wtedy, gdy dojdzie do współpracy. Samo zapytanie o wycenę nigdy tam nie trafia. Dane leżą na serwerach Amazon Web Services w Irlandii, a całość wiąże umowa powierzenia przetwarzania.
• Organy państwoweTylko jeśli obowiązek wynika wprost z przepisu prawa.

Nie, poza jednym wyjątkiem opisanym niżej. Hosting strony i poczta działają na serwerach w Unii Europejskiej, więc korespondencja i treść formularzy nie opuszczają EOG. Księgowość prowadzona jest w Estonii, a dane z faktur leżą na serwerach Amazon Web Services w Irlandii, czyli również w Unii.

Jedyny wyjątek to statystyka odwiedzin, i tylko wtedy, gdy sam wyrazisz na nią zgodę. Usługę świadczy Google Ireland Limited, ale spółka Google LLC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych może mieć dostęp do danych w ramach wsparcia technicznego. Podstawą takiego przekazania są decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne. Jeśli nie wyrazisz zgody, ten mechanizm w ogóle się nie uruchamia.

Zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej muszę jasno powiedzieć, co zapisuję na Twoim urządzeniu. Są dwie kategorie i różnica między nimi jest zasadnicza.

• NiezbędnePamięć Twojego wyboru w banerze zgody oraz dane sesji, jeśli zalogujesz się do panelu administracyjnego. Bez nich strona nie zadziała poprawnie, więc nie wymagają zgody.
• StatystyczneGoogle Analytics, służące wyłącznie do policzenia, które podstrony są odwiedzane i skąd przychodzą odwiedzający. Uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody i tylko wtedy.

Nie używam cookies reklamowych, nie buduję profili odbiorców i nie udostępniam danych sieciom reklamowym. Zgodę możesz cofnąć w dowolnym momencie przez odnośnik w stopce, a także wyczyścić pliki cookies w ustawieniach swojej przeglądarki.

RODO daje Ci konkretny zestaw uprawnień. Nie musisz ich uzasadniać ani zachowywać szczególnej formy, wystarczy mail na artur@octanen.com.

• Dostęp do danych, art. 15Możesz zapytać, czy i jakie dane na Twój temat przetwarzam, i dostać ich kopię.
• Sprostowanie, art. 16Jeśli coś jest nieaktualne albo błędne, poprawię to.
• Usunięcie, art. 17Tak zwane prawo do bycia zapomnianym. Usunę wszystko, czego nie muszę zachować z powodu przepisów podatkowych albo trwającego sporu.
• Ograniczenie przetwarzania, art. 18Dane zostają, ale przestaję ich używać do czasu wyjaśnienia sprawy.
• Przenoszenie danych, art. 20Dostaniesz swoje dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciw, art. 21Dotyczy wszystkiego, co robię na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym kontaktu handlowego. Po sprzeciwie przestaję, bez pytania o powód.
• Cofnięcie zgody, art. 7 ust. 3W każdej chwili i równie łatwo, jak ją wyraziłeś. Cofnięcie nie wpływa na to, co działo się zgodnie z prawem wcześniej.

Na każde takie zgłoszenie odpowiadam bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.

Jeśli uważasz, że przetwarzam Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. Art. 77 RODO pozwala zrobić to w państwie, w którym mieszkasz lub pracujesz, niezależnie od tego, gdzie zarejestrowany jest administrator.

• W PolscePrezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl
• W Estonii, czyli w kraju siedziby administratoraAndmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, aki.ee

Zanim to zrobisz, napisz proszę do mnie. Większość spraw da się wyjaśnić jednym mailem i bez angażowania urzędu.

Podanie danych jest całkowicie dobrowolne, ale bez części z nich po prostu nie będę w stanie odpowiedzieć. Imię i adres e-mail są konieczne, żeby wycena miała do kogo trafić. Nazwa firmy, zakres i opis projektu pozwalają podać konkretną kwotę zamiast widełek. Numer telefonu jest nieobowiązkowy i przydaje się tylko wtedy, gdy wolisz rozmowę od maila.

Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profiluję Cię w rozumieniu art. 22 RODO. Kalkulator na stronie głównej liczy orientacyjną wycenę w Twojej przeglądarce i nie wysyła nigdzie żadnych danych. Każdą wiadomość czyta człowiek.

Osobna sprawa, bo pytanie pada często: moje biuro rachunkowe oferuje funkcje, które analizują i kategoryzują faktury przy użyciu modeli językowych. Są opcjonalne, włącza się je samodzielnie, a ja mam je wyłączone i potwierdziłem to u ich wsparcia technicznego. Żadna faktura wystawiona Twojej firmie nie trafia do modelu językowego.

Strona działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS. Dostęp do skrzynki pocztowej i panelu administracyjnego chronią hasła unikalne dla tych usług. Formularz nie zapisuje żadnych danych płatniczych, bo płatności w ogóle nie przechodzą przez tę stronę. Materiały, które przesyłasz w ramach zlecenia, trzymam wyłącznie tak długo, jak trwa projekt i okres gwarancji poprawek, a na Twoje życzenie podpiszę NDA jeszcze przed ich przesłaniem.

Jeśli zmieni się sposób działania strony albo zakres zbieranych danych, zaktualizuję ten dokument i zmienię datę na górze. Przy zmianach, które realnie wpływają na Twoje prawa, poinformuję o tym osoby, z którymi jestem w kontakcie.